Privacyverklaring Y Camps

Dit is de privacyverklaring van Y Camps, gevestigd Soestdijkerweg 10B te Den Dolder (3734 MH). Y Camps verwerkt persoonsgegevens en is verantwoordelijke voor deze verwerking. In onze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens wij verwerken, hoe en waarom we je gegevens gebruiken en hoe deze beveiligd zijn.

Doeleinden en grondslag van het gebruik van de persoonsgegevens

Wij gebruiken je gegevens voor o.a. de volgende doeleinden:

• Om een boeking van een kamp te verwerken of een andere dienstverlening te kunnen bieden
• Om je te kunnen informeren
• Voor het maken van deelnemerslijsten van de kampen
• Voor het afhandelen van betalingen
• Voor commerciële doeleinden
• Als wij hier wettelijk toe verplicht zijn

Y Camps dient altijd een grondslag (reden) te hebben om persoonsgegevens te verwerken. Y Camps verwerkt alleen persoonsgegevens:

• Als jij hier toestemming voor geeft; bijvoorbeeld door op akkoord te klikken als je gegevens op de website invult. Toestemming om je gegevens te verwerken, kun je altijd intrekken. Het is mogelijk dat Y Camps dan nog wel een andere grondslag heeft om de gegevens te verwerken.
• als dit nodig is om een overeenkomst uit te kunnen voeren; we hebben een naam en algemene contactgegevens nodig als je wilt inschrijven voor een kamp bijvoorbeeld.
• als dit wettelijk verplicht is; er wordt bijvoorbeeld een nachtregister bijgehouden voor de veiligheid. Dit is een wettelijke verplichting waarbij persoonsgegevens worden verwerkt.

Als het verwerken van persoonsgegevens nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst tot dienstverlening, dit is de meest voorkomende grondslag voor Y Camps, en jij de gegevens niet wilt geven, dan kan er geen overeenkomst tot dienstverlening afgesloten worden. Dit betekent bijvoorbeeld dat er geen inschrijving voor een kamp kan plaatsvinden.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die, al dan niet in combinatie met elkaar, herleidbaar zijn tot jou als persoon. Zoals je naam, telefoonnummer, adres of e-mailadres. Maar ook gegevens zoals je IP-adres of je klantnummer zijn persoonsgegevens. En andere gegevens die uniek zijn voor jou, zoals eerder geboekte kampen. Hieronder een overzicht van de gegevens die wij mogelijk van jou verwerken.

• Je gegevens als ouder/verzorger, zoals naam, adres, e-mail adres(sen) en telefoonnummer(s).
• Deelnemers informatie, zoals naam, geboortedatum, geslacht, soort onderwijs.
• Verzekeringsgegevens
• Bankrekening gegevens om betalingen te kunnen regelen
• Relevante medische gegevens en eventuele speciale wensen, bijvoorbeeld in verband met dieet, religie of beperking.
• Informatie over je geboekte vakantie, zoals wat je hebt geboekt en in welke week.

• Wij bewaren persoonsgegevens die je achterlaat als je ons een e-mail of brief stuurt, belt of via sociale media contact met ons opneemt. Dit kunnen o.a. gegevens zijn, zoals je naam, gebruikersnaam, telefoonnummer en e-mailadres.
• Je feedback en deelname aan klantenonderzoeken en vragenlijsten worden bewaard en gebruikt ter verbetering van onze zomerkampen, deze feedback wordt indien mogelijk geanonimiseerd.
• Foto’s

Hoe gaan wij om met gegevens van de kinderen?

Y Camps verwerkt gegevens van kinderen jonger dan 18 jaar in het aanmeldformulier van onze zomerkampen. Dit kan alleen door de ouder/verzorger gedaan worden. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker aan onze website ouder dan 18 jaar is en kunnen daarvoor geen verantwoordelijkheid accepteren. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens verzameld hebben over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@ycamps.nl dan verwijderen wij deze informatie.

De gegevens van je kind(eren) gebruiken we alleen voor het uitvoeren van het zomerkamp en niet voor andere doeleinden zonder de nadrukkelijke toestemming van een ouder of voogd. We zullen ze niet aan commerciële partijen ter beschikking stellen.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren en gebruiken jouw gegevens niet langer dan voor jou noodzakelijk. Daarna verwijderen we alles wat we van je hebben. Sommige gegevens blijven wel bewaard, maar dan anoniem. Voor interne analyses en rapportages zoals de aantallen verkochte vakanties. We houden bepaalde termijnen aan, waarna we je gegevens verwijderen:

• Als je langer dan twee jaar geen zomerkamp boeking hebt gemaakt, verwijderen we al je gegevens.
• Als je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief of toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we die gegevens, totdat je je afmeldt voor de nieuwsbrief of de gepersonaliseerde berichten.
• We bewaren jouw gegevens langer indien dit op basis van wettelijke voorschriften verplicht is.

Jouw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen? 

Wil je je gegevens inzien, wijzigen, verwijderen, gebruik beperken of je e-mailvoorkeuren aanpassen? Geen probleem, dat mag altijd, stuur dan even een mailtje naar info@ycamps.nl. Uitschrijven voor de nieuwsbrief of brochure kan door een mail te sturen naar info@ycamps.nl. En wil je helemaal geen cookies meer? Ook dat kan je zelf regelen. Lees hieronder in ‘Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken’ hoe je dit kunt doen.

Foto’s en videobeelden van Y Camps

We laten graag zien hoe leuk de kinderen het op onze zomerkampen hebben. Dit doen wij bijvoorbeeld met foto’s en filmpjes op onze website en op onze social media accounts zoals LinkedIn, Facebook en Instagram. Natuurlijk houden we je privacy in de gaten: we vermelden nooit persoonlijke gegevens van kinderen of ouders in media. Bij het boeken van een kamp vragen we als je akkoord gaat met het nemen van foto’s tijdens het kamp. Daarmee geef je ons toestemming het gemaakte beeldmateriaal voor commerciële en promotionele doeleinden te gebruiken voor de YMCA. Foto’s worden vóór plaatsing zorgvuldig door kantoor gescreend. Heb je liever dat je helemaal niet (herkenbaar) in beeld bent? Stuur een mail naar info@ycamps.nl.  We kunnen beelden bewerken of eventueel verwijderen.

Worden mijn gegevens met derden gedeeld?

Y Camps verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De partijen die van ons toegang krijgen tot je gegevens, mogen deze alleen gebruiken om jou een dienst te leveren namens Y Camps. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Y Camps blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De gegevens worden mogelijk gedeeld met derden buiten de EU. De gegevens worden o.a. gedeeld met Mailchimp, Teamleader, Drukwerkdeal.nl, financiële administratie YMCA Management, YMCA kampeercentra in Leusden, Hierden en Driebergen, De Wolfskuil in Ommen, Diabetesvereniging Nederland, Cloud VPS, SurveyMonkey en Microsoft.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Y Camps gebruikt alleen technische en functionele cookies en uitsluitend analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Beveiliging persoonsgegevens

Y Camps neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@ycamps.nl.

Klachten

Heb je een klacht die betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens, dan kun je de klacht sturen naar info@ycamps.nl. Je kunt hiernaast ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit is te vinden hoe een klacht ingediend kan worden.

Wijzigingen privacyverklaring

Y Camps behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.

 

 

Vraag en antwoord Privacyverklaring

Wat is Privacywetgeving (GDPR / AVG)?

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of in het Engels de General Data Protection Regulation (GDPR)  van toepassing. Deze nieuwe privacywet geldt in de hele Europese Unie en ziet op de verwerking van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving geldt ook voor Y Camps. In de privacyverklaring informeren we je over welke gegevens we mogelijk verzamelen, met welk doel en op welke wijze deze worden bewaard en beveiligd. In de privacyverklaring vind je ook je rechten en informatie over hoe je een klacht kan indienen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd, maar ook ip-adres en medische gegevens. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar  ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt  Y Camps persoonsgegevens?

Y Camps verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Vrijwilligers, werknemers en klanten die bij ons een product of dienst afnemen.
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar Y Camps een relatie mee heeft of heeft gehad.

Wie verwerken mijn persoonsgegevens?

Het hoofdkantoor van YMCA Nederland, waar Y Camps onderdeel van is, verwerkt de persoonsgegevens en maakt hierbij gebruik van diverse subverwerkers, zoals Teamleader, de administratieve applicatie van YMCA Nederland en de daaraan gerelateerde applicaties zoals het nieuwsbriefsysteem Mailchimp. De persoonsgegevens worden ook gedeeld met Teamleader, Drukwerkdeal.nl, financiële administratie YMCA Management, YMCA kampeercentra in Leusden, Hierden en Driebergen, De Wolfskuil in Ommen, Diabetesvereniging Nederland, Cloud VPS, MKB Webhoster en SurveyMonkey.

Waarvoor verwerkt Y Camps persoonsgegevens?

Als je een vakantiekamp bij ons boekt, aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal  een relatie van  Y Camps bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over aan jouw situatie gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit vanuit  Y Camps en met haar verbonden organisaties. Wil je niet meer benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld voor statistische analyses.

Verwerkt Y Camps ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet of met jouw toestemming.  In alle gevallen verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat je voor je is gemaakt ten behoeve van jouw vakantiekamp of ten behoeve van je vrijwillige activiteiten.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

De medewerkers van  Y Camps en gelieerde organisaties kunnen je persoonsgegevens inzien, wijzigen en verwijderen, maar alleen als dit nodig is voor de dienstverlening of met jouw toestemming. Je kunt ons vragen je gegevens te bewerken of te verwijderen. Ook is het mogelijk om een kopie van je persoonsgegevens te ontvangen die in het bezit zijn van Y Camps.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen YMCA Nederland

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een andere aangesloten YMCA-afdeling, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren.

Y Camps geeft je contactgegevens door aan een externe drukkerij voor het versturen van het ledenmagazine Inclusief. Na versturing wordt deze lijst door de drukkerij vernietigd.

Wij sturen je gegevens nooit door aan commerciële of andere ideologische organisaties, tenzij je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan de deelname aan een vakantiekamp of aan je lidmaatschap worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, maar uiterlijk 2 jaar na afloop van de afgenomen dienst/product, tenzij er een wettelijke verplichting is om de gegevens langer te bewaren. Indien mogelijk zullen de gegevens dan geanonimiseerd worden.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Y Camps gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG.

Kan ik zien welke gegevens  Y Camps van mij verwerkt?

Je kunt bij ons een verzoek doen tot het inzien van je persoonsgegevens door het sturen van een e-mail aan info@ycamps.nl. Je krijgt dan van ons een uitdraai uit het systeem met de over jou bekende gegevens. Vervolgens kun je ons vragen deze gegevens aan te passen of te verwijderen.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door  Y Camps kun je terecht bij Y Camps via info@ycamps.nl. Voor een klacht over de verwerking van persoonsgegevens kun je ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Via hun website is te zien hoe deze klacht ingediend kan worden. Voor het ontvangen van digitale nieuwsberichten is het mogelijk je door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen die specifieke nieuwsbrief. Indien je geen prijs stelt op informatie over Y Camps of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van uw gegevens, kun je dit aan ons doorgeven.